Ce que vous vivez
Vous l'avez découvert par hasard. Un devis relu par un outil gratuit, un mail trop bien tourné, un collaborateur qui a lâché « je l'ai fait avec ChatGPT ». Personne ne vous avait rien dit, et pour cause : personne ne savait s'il avait le droit. Dans une PME normande de trente personnes comme dans un site industriel de trois cents, c'est le cas le plus fréquent que nous rencontrons.
Ce qui vous inquiète, à juste titre, n'est pas l'usage. C'est ce qui est parti dans l'outil : des noms de clients, des prix, des documents que vous n'auriez pas envoyés à l'extérieur. Et le fait que vous ne le sauriez jamais si personne ne l'avait dit.
Ce qui se passe vraiment
Un usage caché n'est pas une faute de vos équipes. C'est l'absence d'une règle. Quand personne n'a dit ce qu'on peut faire et ce qu'on ne fait jamais, les gens font ce qui leur fait gagner du temps, et ils le font discrètement parce qu'ils ne savent pas comment ce sera pris. Interdire ne change rien : l'usage passe sur le téléphone personnel, et vous perdez à la fois l'usage et la confiance.
La bonne nouvelle, c'est que ces usages cachés sont des cas d'usage validés par la pratique. Vos équipes ont déjà trouvé où l'outil leur sert. Il suffit de le sortir de la clandestinité, de poser la règle, et de mettre tout le monde au même niveau.
Ce qu'on fait ensemble
D'abord la règle, en une page, écrite avec ceux qui utilisent déjà : ce qu'on ne met jamais dans un outil grand public, ce qu'on peut faire librement, sous quel compte, ce qui est toujours relu. C'est l'atelier de la règle, une matinée, ou le premier module de la formation si vous préférez tout faire en une fois.
Puis la journée de formation, dans vos locaux, sur vos documents anonymisés. Tout le monde repart avec la même règle, les mêmes gestes, une bibliothèque de prompts partagée, et l'outil installé sous un compte que vous avez choisi. L'usage caché devient un usage cadré, en une journée, finançable par l'OPCO.
À quoi ça ressemble à quatre-vingt-dix jours
Une règle connue de tous et affichée. Une équipe qui utilise l'outil ouvertement, sous compte d'entreprise, et qui en parle en réunion. Et vous, qui savez ce qui entre dans l'outil, parce que la question n'est plus taboue.
Ce qui change
La règle, une page
Écrite avec ceux qui utilisent déjà. Ce qu'on ne met jamais, ce qu'on peut faire, sous quel compte.
La journée
Dans vos locaux, sur vos documents. Tout le monde au même niveau, le même jour.
L'usage cadré
Ce qui se faisait en cachette se fait ouvertement, et mieux.
Vos questions
Ce qu'on nous demande sur ce sujet, et ce qu'on répond.
Faut-il interdire ChatGPT dans l'entreprise ?
Non. L'interdiction déplace l'usage vers le téléphone personnel et vous fait perdre à la fois l'usage et la confiance. Il faut une règle : ce qu'on ne met jamais dans un outil grand public, ce qu'on peut faire, sous quel compte.
Comment savoir ce que mes équipes ont déjà mis dans l'outil ?
Vous ne le saurez pas rétroactivement. Vous pouvez en revanche faire en sorte que la question ne soit plus taboue : une règle écrite avec eux, et une journée où l'on parle de ce qui se faisait, sans sanction.
Combien de temps pour cadrer un usage caché ?
Une matinée pour la règle, une journée pour la formation. Les deux peuvent se faire en une seule journée, la règle étant le premier module.