Ce que vous vivez
Le service commercial s'est abonné à un outil. Le marketing en utilise un autre. La comptabilité a testé un troisième, sur un compte personnel. Chacun a ses prompts, ses habitudes, ses règles implicites, et personne n'a de règle commune. Ça marche, à peu près. Jusqu'au jour où deux services se contredisent devant un client, ou où l'on découvre ce qu'un service a mis dans son outil.
Vous hésitez entre laisser faire, puisque ça avance, et tout reprendre en main, ce qui casserait ce qui marche.
Ce qui se passe vraiment
Ce désordre est le résultat normal d'une absence de décision en haut. Chaque service a fait ce qu'il fallait pour avancer, et il a eu raison. Le problème n'est pas qu'ils aient avancé, c'est qu'ils aient avancé sans cadre commun. Tout centraliser serait la mauvaise réponse : on perdrait les usages, et les gens contourneraient.
La bonne réponse tient en quatre décisions, qui ne se délèguent pas : qui décide des outils, et avec quel délai de réponse ; ce que chacun peut faire sans demander ; ce qu'on ne fait jamais, les lignes rouges ; qui regarde, et à quel rythme. Dans ce cadre, chaque service garde sa cuisine. Hors de ce cadre, plus personne ne cuisine.
Ce qu'on fait ensemble
Une matinée pour écrire la page de gouvernance avec un représentant de chaque service qui utilise déjà, et la personne qui répond de la sécurité. On part de ce qui se fait réellement, on garde ce qui marche, on encadre, on interdit ce qui doit l'être. C'est l'atelier de la règle, et il produit la charte.
Puis, si les outils doivent converger, la question des comptes se règle avec la DSI ou le prestataire, dans le cadre décidé : quels outils, sous quels comptes d'entreprise, pour quels usages. Et une personne, nommée, tient le point trimestriel : ce qui a été demandé, refusé, fait quand même. Si le comité de direction n'a jamais tranché, un séminaire vient avant.
À quoi ça ressemble à quatre-vingt-dix jours
Une page commune que chaque service a contribué à écrire. Des outils autorisés, sous des comptes d'entreprise, avec un délai de réponse pour en demander un autre. Chaque service qui garde ses usages, dans un cadre. Et un point trimestriel qui a eu lieu.
Ce qui change
Chaque service garde sa cuisine
Dans le cadre. Centraliser ferait perdre les usages et pousserait à contourner.
Quatre décisions communes
Qui décide des outils, ce qu'on fait sans demander, les lignes rouges, qui regarde.
Une personne qui regarde
Le point trimestriel : demandé, refusé, fait quand même. Sans elle, il n'a pas lieu.
Vos questions
Ce qu'on nous demande sur ce sujet, et ce qu'on répond.
Chaque service utilise un outil d'IA différent, est-ce grave ?
Ce n'est pas le problème. Le problème est l'absence de cadre commun : pas de règle sur ce qu'on met, pas de comptes d'entreprise, personne qui regarde. Quatre décisions et une page suffisent, sans tout centraliser.
Faut-il imposer un seul outil à toute l'entreprise ?
Pas nécessairement. Ce qui doit être commun, c'est la règle et les comptes. Les outils peuvent varier selon les métiers, dans le cadre décidé, avec une personne qui décide et un délai de réponse.
Comment reprendre la main sans casser ce qui marche ?
En partant de ce qui se fait réellement, avec un représentant de chaque service : on garde ce qui marche, on encadre, on interdit ce qui doit l'être. Une règle que les services ont écrite est une règle qu'ils appliquent.